Registrering af arbejdstid

Den 1. juli 2024 trådte en ny lov i kraft, som pålægger alle danske arbejdsgivere at indføre et system til registrering af arbejdstid for deres medarbejdere. Lovkravet har til formål at sikre, at reglerne om maksimal arbejdstid og hvileperioder overholdes på arbejdspladser.

Mange virksomheder oplever de nye regler som en administrativ byrde. Loven giver dog stor frihed til selv at vælge, hvordan registreringen foregår i praksis. Og her er der mulighed for at vælge nogle administrativt nemme systemer. Det centrale er, at systemet er objektivt, pålideligt og tilgængeligt for de ansatte. For virksomheder med eksisterende sikkerhedssystemer kan integration med adgangskontrol ofte gøre processen mere glidende.

Mangler du et adgangskontrolsystem? Kontakt os allerede i dag

Hvorfor er der kommet nye regler for registrering af arbejdstid?

Baggrunden for det nye lovkrav er for medarbejdernes og arbejdsmiljøets skyld. Reglerne er ikke nye, men det at kunne dokumentere at virksomhederne faktisk lever op til de regler vi allerede har her i Danmark er.

Den første er 11 timer-reglen. Denne regel fastslår, at alle medarbejdere har ret til mindst 11 timers sammenhængende hvile inden for en periode på 24 timer. Den anden er 48 timers reglen, som dikterer, at den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid ikke må overstige 48 timer beregnet over en periode på fire måneder.

Før lovændringen var det vanskeligt for myndighederne at kontrollere, om disse regler blev overholdt. Det nye krav om tidsregistrering giver et konkret datagrundlag.

Hvem er omfattet af kravet, og hvem er undtaget?

Som udgangspunkt gælder kravet om registrering af arbejdstid for alle lønmodtagere i Danmark. Der findes dog specifikke undtagelser. Administrerende direktører og selvstændige erhvervsdrivende er ikke omfattet af reglerne, da de ikke betragtes som almindelige lønmodtagere i denne kontekst.

Derudover findes der en undtagelse for de såkaldte selvtilrettelæggere. En selvtilrettelægger er en medarbejder, hvis arbejdstid ikke kan måles eller fastlægges på forhånd, eller som selv har fuld kontrol over sin arbejdstid.

I praksis er det arbejdsgiverens ansvar at vurdere, om en medarbejder er selvtilrettelægger. Og også arbejdsgiverens ansvar at stille et system til registrering af arbejdstid til rådighed. Denne vurdering skal fremgå tydeligt af ansættelseskontrakten. Hvis der opstår tvivl, vil myndighederne se på de faktiske arbejdsforhold og ikke kun på stillingsbetegnelsen.

Metodefrihed: Hvordan skal timerne registreres?

Loven foreskriver ikke brug af et bestemt it-system til registrering af arbejdstid. Der gælder et princip om metodefrihed. Arbejdsgiveren kan frit vælge den løsning, der passer bedst til virksomhedens størrelse og arbejdsgange, så længe metoden opfylder kravene om at være objektiv, pålidelig og tilgængelig.

Nogle mindre virksomheder vælger simple løsninger. Det kan være et delt Excel-ark eller endda fysiske notesbøger, hvor medarbejderne noterer deres timer. Selvom disse lavteknologiske metoder er lovlige, kan de hurtigt blive uoverskuelige at administrere over tid.

Større virksomheder foretrækker ofte digitale systemer. Mange vælger at koble tidsregistreringen sammen med bygningens sikkerhed. Når en medarbejder benytter sit adgangskort eller sin brik til at låse sig ind, kan systemet automatisk registrere ankomsttidspunktet. Dette giver en præcis logning uden ekstra arbejde for medarbejderen. Virksomheder med en professionel erhvervsalarm kan ligeledes trække data på, hvornår alarmen tilkobles og frakobles, hvilket kan understøtte dokumentationen af arbejdstiden på lokationen.

Forskel på løntid og arbejdsmiljøtid

Et vigtigt aspekt af den nye lovgivning er forskellen mellem løntid og arbejdsmiljøtid. Mange virksomheder har allerede systemer til at registrere timer med henblik på lønudbetaling, fakturering af kunder eller projektstyring. Loven om registrering af arbejdstid har et andet fokus.

Her handler det udelukkende om at dokumentere arbejdsmiljøet og overholdelsen af hviletidsbestemmelserne. Det betyder, at det er den samlede daglige arbejdstid, der skal registreres.

Hvis en medarbejder har faste arbejdstider, for eksempel fra klokken 8 til 16 hver dag, er det tilstrækkeligt at registrere afvigelser fra denne standard. Dette kaldes afvigelsesregistrering og minimerer den daglige administration for medarbejdere med faste skemaer.

Håndtering af hjemmearbejde og skæve arbejdstider

Moderne arbejdsliv involverer ofte fleksibilitet og hjemmearbejde. Arbejde udført uden for den faste arbejdsplads tæller fuldt ud med i den samlede arbejdstid. Dette skaber nye krav til virksomhedernes retningslinjer.

Hvis en medarbejder besvarer arbejdsrelaterede e-mails hjemme fra sofaen klokken 21, udgør dette arbejdstid. Det påvirker direkte 11 timer-reglen, da hvileperioden afbrydes. Virksomheder skal derfor have klare politikker for, hvordan og hvornår medarbejdere forventes at være tilgængelige, og hvordan registrering af arbejdstid skal foregå uden for normal åbningstid.

For virksomheder med ansatte på farten, som for eksempel håndværkere eller sælgere, kan mobile apps være den mest praktiske løsning. Hvis virksomheden samtidig benytter videoovervågning eller andre sikkerhedsløsninger på byggepladser, kan integration af systemer give ledelsen et samlet overblik over aktiviteten på tværs af lokationer.

Krav til opbevaring af data

Når arbejdstiden er registreret, pålægger loven arbejdsgiveren et strengt ansvar for opbevaring af data. Virksomheden skal gemme de registrerede oplysninger i fem år efter udløbet af den periode, som registreringen vedrører.

Formålet med den lange opbevaringsperiode er at sikre, at Arbejdstilsynet kan foretage stikprøvekontroller og undersøge historiske data ved mistanke om brud på arbejdsmiljøloven. Samtidig har den enkelte medarbejder ret til at få adgang til sine egne tidsregistreringsdata under hele ansættelsesforholdet.

Dette stiller krav til it-sikkerheden i de valgte systemer. Data skal opbevares i overensstemmelse med GDPR-reglerne, da oplysninger om arbejdstid betragtes som personoplysninger. Fysiske notesbøger eller usikre regneark kan udgøre en sikkerhedsrisiko, hvilket er endnu en grund til, at mange virksomheder vælger professionelle, krypterede it-løsninger.

Ofte stillede spørgsmål om registrering af arbejdstid

Implementeringen af de nye regler rejser ofte en række praktiske spørgsmål ude i virksomhederne. Her er svar på nogle af de mest almindelige problemstillinger.

Skal man registrere pauser?

Loven kræver kun registrering af den faktiske arbejdstid. Pauser, hvor medarbejderen har fri og kan forlade arbejdspladsen, tæller ikke som arbejdstid og skal derfor trækkes fra det samlede timetal.

Kan man bruge sit eksisterende lønsystem?

Ja, hvis lønsystemet kan håndtere registrering af den samlede daglige arbejdstid og opbevare data i fem år, kan det sagtens fungere som det primære system til registrering af arbejdstid.

Fremtidssikring af virksomhedens processer

Kravet om registrering af arbejdstid er kommet for at blive. Selvom det kræver en indledende indsats at få systemerne på plads, giver det også virksomheder en anledning til at gennemgå deres interne processer. Ved at vælge en løsning, der integrerer med eksisterende infrastruktur, minimeres den daglige friktion for medarbejderne.

Hos SuperVision Alarmteknik hjælper vi virksomheder i hele Danmark med at skabe sikre og effektive rammer. Vores løsninger inden for adgangskontrol kan tilpasses jeres specifikke behov og understøtte en smidig hverdag. Du er altid velkommen til at kontakte os for en uforpligtende snak om, hvordan vi kan hjælpe med at optimere sikkerheden i din virksomhed.